Urlaub für den Online-Shop – Woocommerce und Etsy

Wie jeder Ladenbesitzer sollten wir die Urlaubszeit gut planen. Dank zahlreicher Einstellungen und Hilfsmittel beim Online-Shopping sind wir nicht auf eine Urlaubsvertretung angewiesen. Sicherlich bietet heute fast jedes Hotel auch kostenloses W-LAN an. Aber mal ehrlich, wer möchte schon am Pool und Strand Kundenmails beantworten und längere Lieferzeiten ankündigen?

Im Aktivurlaub oder in Gebieten mit einer weniger guten Netzabdeckung wird es dann noch schwieriger. Wir sind einfach mal „off“. Sowas tut Köper und Seele immer gut. Um den Urlaub zu genießen ist nur ein wenig Vorbereitung notwendig. Und schon können wir uns entspannt im Liegestuhl zurücklehnen.

Falls wir krank werden, weil wir uns z. B. ein Bein gebrochen haben, können wir ebenfalls den Ferienmodus für unseren Shop einstellen. Dies sollten wir im Hinterkopf behalten, falls dieses (wir hoffen natürlich das Beste!) notwendig wird.

Bei meinem ersten Kurzurlaub aus neuer Onlineshop-Besitzer bin ich selbst in diese Falle getappt. Ich hatte vorher nicht geplant, wie ich die Zeit meines Urlaubs gestalte. Und prompt hatte ich eine Bestellung erhalten. Meine eigene Unbedarftheit hatte mich eingeholt. Zeit, um über die richtigen Schritte nachzudenken, hatte ich auf der Sonnenliege genug. Und so habe ich meine Vorgehensweise entwickelt.

Onlineshops im Ferienmodus

Fast alle Systeme, mit denen wir uns täglich umgeben, können automatische Antworten senden.  In der Urlaubszeit ist dies unerlässlich. Wir informieren unsere Kunden gezielt, daß wir die Bestellung oder Anfrage erhalten haben. Senden Mails und bedanken uns freundlich für den erteilen Auftrag.

Was sollte ich für den Urlaub vorbereiten?

    1. Auto-Responder für Mails einstellen
    2. Auto-Responder für Kontaktformulare anpassen.
    3. Autoresponder für Bestellsystem (eigener Online-Shop) anpassen.
    4. Urlaubsmodus für etsy einrichten
    5. Infotext im Shop hinterlegen (Meldung auf der Startseite)
    6. Im Newsletter informieren,  daß wir in den Urlaub fahren.
    7. Einen netten Text auf unsere Mailbox sprechen.

Alle diese Arbeitsschritte sollten in 1-2 Stunden erledigt sein, damit die Erholung dann bei der Abreise beginnt.

1. Auto-Responder eMails

Für die Kunden sollte ein netter Text formuliert werden, daß wir momentan Urlaub machen und wir keine Bestellungen und Anfragen bearbeiten können. Diese Antwort wird automatische gesendet, sobald wir in unserer Abwesenheit eine Mail erhalten. Beim Hosting-Provider muss der Auto-Responder für Mails eingerichtet werden. Diese Funktionen sind dort in der Online-Hilfe zumeist sehr gut erklärt.

Fast alle Provider bieten eine zeitliche Steuerung des Auto-Responders an. Daher können wir bereits im voraus einen Zeitraum bestimmen, von wann bis wann die automatische Antwort gesendet wird.

Textvorschlag für den Autoresponder in der Urlaubszeit

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht.

Ich bin von <Zeitraum Anfang> bis <Zeitraum Ende> im Urlaub, und werde mich nach meiner Rückkehr bei Ihnen melden.

Freundliche Grüße,

<Dein Name>

2. Auto-Responder Kontaktformular

Wenn wir über unser Kontaktformular eine Bestätigungsmail senden, um uns freundlich für das Interesse zu bedanken, sollte auch dieser Text angepasst werden. Leider ist hierbei eine zeitliche Steuerung nicht möglich. Deshalb müssen wir nach unserem Urlaub die automatische Bestätigung wieder auf einen Standardtext zurücksetzen.

Beispiel WordPress: Contact Form 7

Für das Kontaktformular in WordPress verwende ich Contact Form 7. Hierbei ist der mit Pfeil markierte Text anzupassen, damit der Interessent die richtige Meldung erhält.

Autoresponder Kontaktformular einstellen

3. Eigener Online-Shop – Bestellbestätigung bei Kauf

Sobald ein Kunde in unserem Online-Shop einen Artikel erwirbt, wir in der Regel auch eine Bestätigungsmail gesendet. Während des Urlaubes müssen wir deshalb auch über den späteren Versandzeitpunkt informieren. Selbst wenn wir im Shop bereits einen Banner oder einen Infotext anzeigen, sollte die Bestätigungsmail aus Gründen der Höflichkeit diese Information enthalten.

Beispiel WooCommerce Bestellbestätigung

Woocommerce lässt sich nicht per Knopfdruck in einen Ferienmodus versetzen! Deshalb müssen wir hier auf einen Trick zurückgreifen. Die einzige Option die wir ändern können, ist die Fußzeile der automatischen Mails zu ändern.

Zur Änderung der Fußzeile wird über das Menü Woocommerce -> Einstellungen -> E-Mails die Seite aufgerufen.

Woocommerce Bestätigungsmail Shop einstellen

Blättert man auf dieser Seite ein wenig herunter, wird das Feld Fußzeile Text angezeigt. Und genau in diesem Feld muss der Hinweis auf die Urlaubszeit und den längeren Lieferzeitraum eingetragen werden.

Wordpress Woocommerce E-Mail Bestätigung Template anpassen.

Nach dem Umstellung des Fußzeilentextes sollten wir testen, ob die Bestätigungsmail korrekt gesendet wird. Dies ist ein sehr wichtiger Schritt, und sollte ebenfalls für alle anderen vorhergehenden Änderungen wie z. B. das Kontaktformular und die Autoresponder durchgeführt werden.

4. Urlaubsmodus etsy einrichten

Der Urlaubsmodus bei etsy ist schnell eingerichtet. Über den entsprechenden Punkt in den Kontoeinstellungen ist dies mit ein paar Klicks erledigt:

Zuerst müssen wir die Shopeinstellungen über Dein Shop -> Shop-Einstellungen -> Optionen“ aufrufen.

Es öffnen sich die Shopeinstellungen, wir wählen den Reiter mit dem „Ferienmodus“ aus.  Folgende Optionen stehen uns zur Verfügung:

  • den Shop aktivieren oder den Ferienmodus einstellen
  • einen Text für den Ferienmodus erstellen, der anstelle der Infobox angezeigt wird
  • eine automatische Antwort auf Nachrichten verfassen

Etsy Shop auf Urlaub einstellen.

Mit diesen Einstellungen sind wir für unseren Urlaub gut vorbereitet. Weitere Infos über die Auswirkungen auf euren Online-Shop könnt ihr in der Online-Hilfe bei etsy über den Ferienmodus nachlesen.

5. Startseite Blog oder Shop

Auf der Startseite unseres Blogs oder des Online-Shops können wir ebenfalls einen Hinweistext einbauen oder wir erstellen ein Banner für den Urlaub.  Je nach Vorliebe oder vorhandenem Platz kann diese Meldung auch dezent eingebaut werden.

Beispiel: Banner

Mit dem Online-Dienst CANVA können in minutenschnelle ansprechende Banner oder Grafiken gestaltet werden.

Urlaub Banner für die Ferienzeit Shop WordPress erstellen.

6. Newsletter

Wenn wir  unsere Kunden regelmässig über Newsletter informieren, können wir auch über dieses Medium eine Nachricht an unsere Kunden senden. Dies lässt sich perfekt mit der Einführung eines neuen Produktes oder einem Preisnachlass kombinieren.

7. Einen netten Text auf unsere Mailbox sprechen

Zu guter Letzt sollten wir auch die „alten“ Kommunikationsmittel wie Telefon und Mobilbox nicht vergessen. Jeder Kunde wird sich über einen informativen und nett gesprochenen Text des Anrufbeantworters freuen.

Schlußbemerkung

Sind alle Punkte abgearbeitet, könne wir beruhigt in den Urlaub fahren.  Ich weiß, dass eine Menge Arbeit im Ferienmodus für einen Kleinunternehmer steckt. Aber, es lohnt sich! Ein guter Kundenservice ist leider durch nichts zu ersetzen.

Schöne Ferien und erholsame Urlaubstage.

Standardbild

Bettina

Hi, ich bin Bettina Müller und freue mich über Deinen Besuch. Ich bin Freelancer für Social-Media, Wordpress, SEO und berate Blogger und Unternehmen.

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